Kanban Adalah? 10 Menit Penjelasan Lengkap Tentang Sistem Kanban

Kanban adalah metode manajemen alur kerja secara visual sehingga kita bisa memaksimalkan efisiensi dan meningkatkan produktivitas kerja.

Dalam dunia bisnis, terutama UMKM, kelemahan pada sisi manajemen bisa membuat pekerjaan jadi tidak efektif sehingga sulit untuk melihat kelemahan sistem yang berujung pada sulitnya scale-up bisnis.

Untuk menutupi kelemahan manajemen workflow ini, kita perlu sebuah metode yang tepat dan bisa digunakan meskipun skala bisnis kita masih kecil.

Jawabannya? Sistem Kanban…

Ok.. tapi apa sih sebetulnya kanban? Bagaimana kanban bisa membantu perkembangan bisnis? Dan bagaimana cara membuat diagram kanban?

Berikut ini adalah penjelasan esensial dari sistem kanban, metode dan penerapan praktisnya.

Jadi kanban adalah?

Kanban adalah visualisasi sebuah list pekerjaan. Kanban memvisualisasi dua hal, proses kerja (workflow) dan pekerjaan yang harus dilakukan.

Pertanyaan saya, pernah ngga kamu merasa bingung, “Apa yang harus saya kerjakan bulan ini, target apa yang harus saya raih bulan depan, atau improvement seperti apa yang harus saya buat untuk tahun ini?”

Kebanyakan orang akan kehilangan arah jika sudah berbicara tentang target bulanan atau tahunan.

Padahal, target pekerjaan akan menjadi sangat penting untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan, merealisasi apa yang diinginkan oleh konsumen, perbaikan apa yang harus dilakukan pada sebuah bisnis, dll.

Banyak orang akan menulis target pekerjaan pada sebuah buku catatan, tapi seminggu kemudian dia akan mulai kebingungan harus mulai darimana.

Ingat, manusia adalah makhluk visual. Jadi kita akan lebih mudah memproses informasi visual daripada tulisan.

Menariknya, list pekerjaan yang divisualkan dalam diagram kanban bisa dikerjakan oleh lebih dari 1 orang, dan dengan kanban setiap orang yang melihat detil pekerjaan pada diagram kanban akan memiliki persepsi yang sama.

Ntah itu 2 orang, bahkan 100 orang sekalipun, mereka akan memiliki mindset yang sama.

Kanban akan mempercepat proses komunikasi dalam sebuah tim.

Keuntungan Kanban : proses komunikasi tim yang lebih baik, jauh lebih baik 🔥💪

Nagari Studio juga menerapkan sistem kanban dalam setiap pekerjaan atau project yang melibatkan pihak klien.

Sebagai contoh, ini adalah tampilan diagram kanban kolaborasi kami dengan pihak klien:

Klien kami adalah perusahaan yang menjual alat kesehatan, dimana list pekerjaannya tidak hanya berupa foto produk saja, tapi juga termasuk desain grafis (brosur, buku katalog, desain packaging, desain sosial media, dll) dan website development.

Karena bersifat kontrak jangka panjang, tentunya revisi yang diminta bisa tidak terbatas. Dan kalau banyaknya list pekerjaan dan list revisi ini tidak divisualisasikan, tentunya akan banyak sekali miss communication yang terjadi. 😓

Dengan kanban, kami mengundang klien untuk berkolaborasi secara langsung pada sistem yang sama.

Hasilnya?

Luar biasa!

Pekerjaan bisa dikerjakan dengan lebih efisien, revisi bisa disampaikan dan lebih cepat dikerjakan, note-note penting tidak akan kelupaan, masing-masing pihak juga tau mana pekerjaan yang prioritas dan mana yang bukan prioritas.

Awesome lah! 🔥🔥🔥

Jadi kanban tidak hanya bisa diterapkan pada manajemen internal saja, tapi juga bisa diterapkan ke manajemen klien dan eksternal juga.

Mengenal lebih jauh tentang kanban

Yang kita tau, kanban adalah metode yang tiba-tiba populer di internet. Tapi bagaimana kanban ditemukan? Dan bagaimana kanban bisa diterapkan untuk bisnis dan kehidupan sehari-hari?

Darimana asalnya sistem kanban? Sejarah singkat kanban.

Sejarah kanban dimulai lebih dari 50 tahun yang lalu, awal mulanya di bentuk oleh Taiichi Ohno pada tahun 1940-an untuk perusahaan otomotif di Jepang, Toyota. Dibuat sebagai sebuah sistem sederhana, yang bertujuan untuk mengontrol dan mengelola pekerjaan dan inventaris pada setiap tahap produksi secara optimal.

Alasan utama pengembangan kanban adalah produktivitas dan efisiensi Toyota yang tidak memadai dibandingkan dengan saingan otomotif Amerika.

Dan dengan kanban, Toyota bisa mencapai fleksibilitas dan efisiensi sistem kontrol produksi yang meningkatkan produktivitas dan disisi lain juga memangkas cost produksi yang berlebih pada inventori material.

Kira-kira bagaimana proses kerja Toyota saat mengadopsi sistem kanban?

1. Hanya mengambil jumlah pasti untuk proses produksi pelanggan.
2. Jumlah material yang dipesan ke pemasok sama dengan jumlah material yang diambil.
3. Tidak ada barang yang dibuat atau dipindahkan tanpa Kanban.
4. Kanban harus menyertai setiap produk.
5. Setiap bahan dengan cacat atau jumlah yang salah dikirim ke pabrik.
6. Jumlah Kanban diturunkan ke tingkat terendah untuk mengetahui adanya ketidaksesuaian.

Proses penggunaan kanban dan contoh sederhananya

Kanban adalah metode alur kerja yang sangat sederhana untuk digunakan. Bahkan dalam kehidupan sehari-haripun kita bisa menggunakan kanban untuk meningkatkan efisiensi.

Apa pun itu…

Contoh yang paling sederhana adalah, “To do, doing, done”, yang bisa diilustrasikan dengan gambar dibawah ini.

Yakin deh, 98% orang (termasuk kamu) pasti akan bingung saat membaca kata: Contoh yang paling sederhana adalah, “To do, doing, done”.

Tapi pasti langsung paham ketika melihat visualisasinya (ilustrasi gambar diatas).

Itulah manusia, makhluk visual. Dan kanban adalah metode pemetaan list pekerjaan secara visual yang akan sangat mudah untuk dipahami (dan dikerjakan dooonk.. 😉).

Sesimpel itu, bahkan kamu bisa membuat papan kanban hanya dengan menggunakan dinding dan kertas post-it saja.

Prinsip & penerapan kanban

Metode kanban mengikuti prinsip dan penerapan untuk mengelola dan meningkatkan alur kerja.

Metode ini evolusioner, tidak mengganggu dan bisa memberikan perbaikan bertahap pada proses organisasi dan tim.

Jika kita bisa mengikuti prinsip dan penerapan ini, kita akan berhasil menggunakan kanban untuk memaksimalkan manfaat bagi proses bisnis. Seperti:

• Meningkatkan sistem alur kerja,
• Mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam pekerjaan,
• Meningkatkan nilai bagi pelanggan.

Bukankah hal ini sangat penting bagi bisnis apapun?

4 prinsip dasar kanban:

David J. Anderson (seorang pionir dibidang kanban untuk pekerjaan) telah memformulasikan metode kanban sebagai pendekatan yang bertumbuh, proses yang evolusioner dan perubahan sistem pekerjaan sebuah organisasi.

4 prinsip dasar kanban adalah:

• Mulai dari yang kita lakukan sekarang,
• Mengejar perubahan evolusioner yang bertumbuh,
• Menghormati proses, peran & tanggung jawab saat ini,
• Mendorong rasa kepemimpinan pada semua level.

Prinsip 1: Mulai dari yang kita lakukan sekarang

Kanban sangat menekankan untuk tidak langsung membuat perubahan apa pun pada proses kerja yang sudah ada saat ini. Setiap perubahan yang diperlukan bisa terjadi secara bertahap sesuai dengan kenyamanan pada tim.

Fleksibilitas kanban memungkinkan bagi kita untuk menerapkan metode kanban tanpa mengganggu alur kerja, sistem dan proses yang sudah. Dan karena hal ini kita bisa mengenalkan kanban ke semua jenis organisasi tanpa rasa takut.

Prinsip 2: Mengejar perubahan evolusioner yang bertumbuh

Kanban dirancang untuk membuat kita mengalami perubahan yang bertumbuh dan evolusioner namun dengan penolakan yang minimal.

Secara umum, perubahan besar tidak disarankan karena biasanya menghadapi penolakan karena ketakutan akan ketidakpastian.

Jadi dengan kanban kita tetap akan dituntut untuk berubah tapi sedikit demi sedikit, bukan dengan perubahan radikal yang bisa membuat semua orang dalam tim kaget.

Prinsip 3: Menghormati proses, peran & tanggung jawab saat ini

Tim yang sudah ada, peran yang sudah ada, dan tanggung jawab yang sudah ada tidak perlu diubah, bahkan jika mau kita bisa kog tetap mempertahankannya.

Kanban memang dirancang untuk mendorong perubahan logis secara bertahap tanpa memicu rasa takut akan perubahan itu sendiri.

Prinsip 4: Mendorong rasa kepemimpinan pada semua level

Kanban mendorong peningkatan berkelanjutan di semua tingkat organisasi, dan kanban seolah berkata bahwa tindakan kepemimpinan tidak harus berasal dari seorang manager saja.

Semua orang di semua level organisasi dapat memberikan ide, menunjukkan kepemimpinan, dan menerapkan perubahan untuk meningkatkan produk dan layanan yang dimiliki.

6 langkah praktik inti penerapan kanban:

Saat ingin menerapkan metode Kanban, setiap organisasi harus berhati-hati dengan langkah-langkah penerapan. Ada enam praktik inti yang perlu dilakukan agar implementasi berhasil:

• Visualisasi pekerjaan,
• Batasi jumlah pekerjaan,
• Mengelola alur kerja,
• Buat kebijakan kerja secara eksplisit,
• Menerapkan sistem umpan balik,
• Meningkat secara kolaboratif, berevolusi melalui eksperimen.

1. Visualisasi pekerjaan

Langkah pertama ini adalah langkah fundamental. Kita perlu memahami dulu alur kerja yang diperlukan mulai dari adanya permintaan hingga ke penyerahan pekerjaan.

Kita bisa memvisualisasikan pekerjaan pada papan sederhana atau dengan menggunakan bantuan software (pilihan software akan dijelaskan nanti ya).

Nah, pada saat kita mengerjakan X misalnya, kita akan menarik note dari “To do” ke “Doing”, dan setelah selesai pindahkan lagi note yang ada di “Doing” ke “Done”. Dengan cara ini kita bisa dengan mudah melihat kemajuan progres dan menemukan hambatan.

Setelah kita paham alurnya, kita bisa memperbaiki dan membuat penyesuaian yang diperlukan di sana-sini.

2. Batasi jumlah pekerjaan

Nah, kalau ada bos-bos yang baca bagian ini pasti langsung teriak, “What the H***, kenapa saya harus membatasi jumlah pekerjaan karyawan saya?”

Sabar dulu bos… 🤭

… karena pada dasarnya manusia tidak bisa multitasking.

Dengan membatasi jumlah pekerjaan kita bisa meningkatkan hasil kerja dan mengurangi pekerjaan yang “setengah-setengah”. Kanban akan membatasi pekerjaan maksimal yang bisa dikerjakan sehingga hasil yang diberikan bukan “nealy done (setengah-setangah)” tapi “well done (luar biasa)”.

3. Mengelola alur kerja

Mengelola alur kerja adalah tentang mengelola pekerjaan tetapi bukan orangnya.

Salah satu tujuan utama saat menerapkan sistem Kanban adalah untuk menciptakan aliran kerja yang lancar dan sehat.

Alih-alih melakukan micro management seperti mengelola orang dan mencoba membuat mereka sibuk sepanjang waktu, kita harus fokus untuk mengelola proses kerja dan memahami bagaimana membuat pekerjaan itu bisa lebih cepat melalui sistem.

4. Buat kebijakan kerja secara eksplisit

Kita tidak bisa meningkatkan sesuatu yang tidak kita pahami. Itulah mengapa setiap proses kerja harus didefinisikan, dipublikasikan, dan disosialisasikan dengan jelas.

Dengan begitu, jika ternyata ada orang yang mengetahui bahwa ada proses kerja yang lebih efisien, dia bisa memberikan masukan kepada tim dan mengubah alur kerja agar lebih praktis dan dinamis.

5. Menerapkan sistem umpan balik

Contoh umpan balik sederhana adalah dengan rapat harian untuk melakukan sinkronisasi pada tim. Dilakukan didepan papan kanban, dan setiap anggota berbicara apa yang telah mereka lakukan pada hari sebelumnya, apa hambatan yang terjadi dan apa yang akan mereka lakukan hari ini.

Panjang rapat ini bisa hanya 10-15 menit saja, tergantung pada ukuran tim dan topik yang sedang dibicarakan.

6. Meningkat secara kolaboratif, berevolusi melalui eksperimen

Cara untuk mencapai perubahan dan peningkatan berkelanjutan dalam sebuah tim adalah dengan mempunyai visi dan misi yang sama, dan pemahaman tentang masalah apa yang perlu diperbaiki.

Tim dengan pemahaman yang sama tentang tujuan, alur kerja, proses, masalah, dan resiko akan cenderung lebih solid dan bisa bekerja sama untuk membuat perubahan ke arah yang lebih baik.

Software diagram kanban yang bisa digunakan untuk tim yang bekerja secara jarak jauh

Karena kanban adalah metode visualisasi manajemen alur kerja yang sangat fleksibel, sebetulnya kita bisa saja membuat di papan sederhana. Tapi kalau kita punya tim yang bekerja jarak jauh (WFH), maka papan sederhana tentunya tidak bisa mengakomodasi. Ya kan?

Jadi, adakah software yang bisa digunakan untuk membuat kanban?

Banyak…

Sebetulnya tidak hanya tim yang bekerja secara remote aja sih, tapi bisa juga tim yang mobilitasnya tinggi.

Atau bisa juga perusahaan yang sedang kita buat ingin mengusung tema paperless.

Nah berikut ini adalah rekomendasi software yang bisa kita gunakan untuk membuat diagram kanban.

1. Trello

Nagari Studio menggunakan Trello sebagai media pembuatan kanban. Gratis dan mudah untuk digunakan.

Jelas dan to the point.

Beberapa papan yang kami buat dengan kanban adalah:

• Alur kerja produksi foto produk,
• Target tahunan,
• List pekerjaan bulanan untuk mencapai target tahunan.

Masih banyak yang lain sih seperti website development, ide artikel blog, dll. 😁

2. Asana

Kalau di Asana, kita bisa mendapatkan 3 tampilan, yaitu papan kanban, list pekerjaan, dan time-line kalender.

Sedangkan di Trello, kita hanya mendapatkan 1 tampilan saja, yaitu board. Dan untuk tampilan yang lain kita perlu upgrade dulu ke berbayar.

3. Monday

Ini produk sering banget tampil iklannya di Youtube 🤣

Soal integrasi apps, monday.com ini banyak banget pilihannya. Mulai dari Adobe, Facebook Ads, Slack, Zoom, WooCommerce, dll.

Tapi kalau soal gratisan, di Monday kita hanya akan mendapatkan 2 kursi member saja, artinya tim yang bisa ikut berpartisipasi dalam project hanya 2 orang saja.

Kami pilih Trello karena bisa unlimited member, sedangkan Asana hanya 15 member saja.